Do hľadania mzdového systému sa firmy zvyčajne pustia, keď najímajú prvého zamestnanca. Potrebujú totiž v niečom riešiť mzdy, pracovné zmluvy či BOZP. Poradíme vám, ako pri výbere postupovať.
Aké funkcie budete potrebovať
Začínajúce firmy a menší podnikatelia zvyknú využívať tieto funkcie, ktoré by mal obsahovať každý mzdový program:
- zoznam zamestnancov,
- evidenciu pracovných pomerov (pracovné zmluvy a dohody),
- mzdový výpočet (zložky mzdy, daňové a ďalšie zrážky či príplatky),
- tlačové zostavy miezd vrátane odosielania zamestnancom a úradom,
- platby miezd.
Na trhu existujú desiatky systémov s množstvom funkcií, ktoré sa hodia pre rôzne typy firiem. Ideálne je, keď si môžete dodatočné funkcie dokúpiť po samostatných moduloch. Paralelne s tým, ako vaša firma rastie. V konečnom dôsledku tak neplatíte za funkcie, ktoré nevyužijete.
Väčšie firmy s desiatkami či stovkami zamestnancov už využijú pokročilejšie funkcie:
- rozúčtovanie mzdových nákladov na pracoviská,
- plánovanie školení a lekárskych prehliadok,
- výpočet exekučných zrážok zo mzdy,
- plánovanie náborov,
- rozvrh pracovnej doby
- alebo spracovanie viacerých rôznych úväzkov jedného zamestnanca.
Predtým, než sa do výberu mzdového programu pustíte, preberte ho s tým, kto v ňom bude u vás najčastejšie pracovať. Zvyčajne teda so svojím mzdovým účtovníkom, ktorý vám najlepšie povie, čo presne k práci potrebuje.
Ak už vlastníte účtovný systém, zistite si, či obsahuje mzdovú agendu ako doplnkový modul. Pokiaľ áno, nemusíte zbytočne kupovať ďalší program. Napríklad obľúbený účtovný systém Money S3 ponúka plnohodnotný modul na spracovanie miezd. Vyskúšať ho môžete zadarmo.
Výhodou účtovného programu namiesto samostatného mzdového systému je, že v ňom nájdete ďalšie funkcie, ktoré sa vám pri podnikaní môžu hodiť – daňovú evidenciu, knihu jázd či napríklad sklad.
Cena mzdového programu
Cena mzdového systému (či účtovného systému s mzdovým modulom) sa odvíja od množstva funkcií. Zistite si, či ide o kompletné (tzv. krabicové) riešenie, alebo či program obsahuje základ, ku ktorému dokupujete samostatné moduly. Vo všeobecnosti je riešenie so samostatnými modulmi pre väčšinu podnikateľov vhodnejšie – robustný systém „všetko v jednom“ využijú len veľké firmy so stovkami zamestnancov.
Zistite si tiež, aká je cena za používateľské licencie a koľko budete v budúcnosti platiť, keď budete dokupovať ďalšie.
Čo si ešte pred nákupom zistiť
Pred zakúpením mzdového systému si ešte overte:
- či dodávateľ ponúka demoverziu zadarmo, ktorú si môžete vyskúšať,
- ako rýchlu a kvalitnú zákaznícku podporu dodávateľ poskytuje (skúste vo verzii zadarmo zavolať alebo napísať s fiktívnym problémom),
- či dodávateľ systém pravidelne aktualizuje, dopĺňa doň nové funkcie a zapracováva legislatívne zmeny,
- dostupné referencie – hľadajte medzi nimi hlavne firmy z podobného segmentu a podobnej veľkosti, ako je tá vaša.
